Talán egyértelmű, hogy az időmegtakarítás számos előnnyel jár a vállalkozások számára. Vannak olyan fáradságot megspóroló módszerek, amik nem érik meg hosszabb távon, de sok van, ami igencsak kifizetődő lehet, ha bevezeted a mindennapjaidba.
Mi olyan tippeket szedtünk össze, amelyeknek alkalmazása növelhetik a termelékenységet, csökkenthetik a stresszt, és ezáltal a szolgáltatás vagy termék minősége is javulhat. Ráadásul, ha gyorsabban megy a feladatok elvégzése, akkor többet is tudsz eladni, és így nagyobb bevételre szert tenni.
Számos vállalkozás túl sok időt tölt ismétlődő, monoton feladatok elvégzésével, ahelyett, hogy azt a növekedést és az innovációt ösztönző tevékenységekre fordítaná. Kemény munkával messzire lehet jutni, de az okos munkavégzés olyan magasságokba repíthet, amilyet talán nem is mertél remélni.
Biztos, hogy hallottad már, hogy az idő pénz, és ez így is van, főleg ha saját céged van. Az idő felbecsülhetetlen erőforrás a cégtulajdonosok számára. Ezt szem előtt tartva a vállalkozás, azt a keveset, ami van neki, jobb, ha a termelékenység maximalizálására fordítja.
A jó hír az, hogy függetlenül attól, hogy céged kicsi vagy nagy, vannak olyan eszközök, amelyek segítenek az idődet jól használni és felszabadítani, ezzel pénzt és energiát takarítva meg.
Az értékesítők és a vállalkozás tulajdonosok szinte állandóan úton vannak. Emiatt sokszor nem tudnak rögtön reagálni az ügyféltől érkező egy-egy új megkeresésre, vagy kérdésre. Pedig az irodán kívül való tartózkodás nem azt kéne jelentse, hogy teljesen elszakadsz a munkától, és annak az esélyétől, hogy kapcsolatba léphess üzletfeleiddel.
Például, ha árajánlatot küldenél ki, vagy megnéznéd, hogy éppen hogy áll a tárgyalás egy-egy ügyfé llel, miközben épp üzleti ügyben utazol, akkor nagy segítség lehet egy olyan felhőalapú árajánlatkészítő szoftver, mint a Droposal. Az egyik legnagyobb segítsége a programnak, hogy már az irányítópultján, egy helyen megjelenik minden adat, így egyáltalán nem kell keresgélned.
Igen, ez egyértelműnek és könnyűnek hangzik, de meglepődnél azon, hogy mennyi idő telik el a napodból azzal, hogy sok olyan felesleges apróságot csinálsz, amik összeadva több órát is kitehetnek. Pedig ha jobban szerveznéd ezeket a kisebb-nagyobb ügyeket, akkor rengeteg plusz percet spórolhatnál magadnak. Figyeld meg, hogy egy napon mennyi olyan kis dolog történik, ami frusztációt okoz, pedig könnyedén kiküszöbölhetnéd azt egy kis rendezettséggel. Gondolj bele hányszor kell a számítógépen fájlokat keresgélni, e-mailek között kutakodni, vagy a szekrényből megtalálni azt az egy papírt, ami éppen neked kell.
Ha már e-mailezés, tudjuk, hogy ez a kommunikációs mód gyors és hatékony tud lenni, de remek figyelemelterelő és ezáltal időpazarló is. Hidd el, hogy nem kell 15 percenként leellenőrizned, hogy írt-e valaki, ha csak tényleg nem csupán ebből áll a munkád. Sokkal jobban jársz, ha kijelölsz egy-egy időszakot vagy órát napközben a levelezések ellenőrzésére és a válaszolgatásokra. Ez lehet reggel, este vagy akár délben is, ez teljesen rajtad múlik, viszont ahhoz mindenképp tartsd magad, hogy csak ebben az idősávban pillantasz az e-mailekre.
Ennél még jobb megoldás lehet a népszerű Pomodoro technika is, ami abból áll, hogy beállítasz időzítőt magadnak, mondjuk 25 percet. Amíg ez az idő tart, addig fókuszáltan egy dolgon dolgozol, majd mikor lejár, 5 perc szünetet tartasz, és ezt így tovább, amíg nem végzel az aznapi elintéznivalóiddal. Ez remek megoldás lehet, ha nehezen összpontosítasz egyszerre csak egy feladatra, és nem tudod hatásosan beosztani az idődet.
Ezekenn felül nem csak magadat, de a dokumentumaidat is kell rendszerezni. Ezt megteheted például a Google Drive segítségével, ahol nem csak kezelheted de könnyedén meg is oszthatod másokkal a fontos iratokat. Az üzleti folyamatokat is fontos jól megszervezni, sőt az éppen folyó projekteket is át kell látnod valahogy. Erre már nagyon sok felhőalapú szoftver létezik, amelyek közül a leghíresebbek a Jira, Trello vagy az Asana. Ráadásul, ha cégvezető vagy, mások munkájának szervezésében is lehet, hogy segédkezned kell, hisz egy jó vezető tanácsot is ad. Ezért elengedhetetlen a megfelelő kommunikációt segítő eszközök használata, hogy egyszerűen és gyorsan lehessen megbeszéléseket tartani. Jelenleg a legnépszerűbb iyen alkalmazások a Zoom, Google Meet vagy a Microsoft Teams.
De hogy lehet egyszerre ennyi dologra figyelni a lényegi munka mellett?
Mindenki másra esküszik, van akinek elég egy naptár program, mint a Google Calendar, Calendly. Sokan a már fent említett projekt kezelő alkalmazásokat használják, mások asszisztenst alkalmaznak, akár virtuálisat is. És nem utolsó sorban, vannak, akik mindent egyhelyen szeretnek kezelni, ezért CRM-et vagy ERP-t használnak, mint a Redlent, Zoho, és ezeket kiegészítő szoftverekkel könnyítik meg a munkájukat, mint például a Droposal ajánlatkészítő szoftverrel.
Ha már munka leegyszerűsítésről van szó, akkor nem lehet elmenni az automatizálás lehetősége mellett. Biztosan vannak olyan feladatok, folyamatok a vállalkozásodban, amik külön embert vagy akár egy csapatot kívánnak és rengeteg időt és pénzt veszítesz vele, pedig egy számítógépes program könnyedén, automatizálva megoldaná ezeket a teendőket. Még a mai napig is sok vállalkozás a technológiák használatát az ördögtől valónak tartja, pedig pofon egyszerűen, szakértelem nélkül kezelhető a legtöbb alkalmazás, ráadásul a rájuk fordított összegek sokszor a töredékei annak, amit amúgy arra a bizonyos tevékenységre költesz. És ha ez még nem is igaz az esetedben, akkor is biztosan hamar megtérül a befektetés, és nem csak pénzben, de energiában és időben is.
Ahhoz, hogy időt takaríts meg a mindennapi üzleti tevékenységek során, nem félhetsz az automatizálástól. Annak érdekében, hogy megsórolj pár órát magadnak, automatizálhatod például a bérszámfejtést, a könyvelést, a marketing egy részét, sőt az árajánlatok kiküldését és nyomonkövetését is.
Ha olyan céged van, ami naponta több ajánlatot küld ki, akkor mindenképp érdemes megfontolni egy szoftver használatát, amivel egyszerűen, gyorsan ízléses dokumentumokat lehet készíteni, ezeket egy gombnyomással elküldni. Ezután már szinte minden a program dolga, hisz automatikusan emlékezteti a leendő ügyfelet arra, hogy várakozol a döntésére. Ezzel mindenképpen időt szabadíthatsz fel más dolgok javára, mint például stratégiák megtervezésére, termékfejlesztésre, sőt akár esetleg még egy nyaralásra is.
A Droposal egy ilyen komplex, felhőalapú árajánlatkészítő szoftver, ami nem csak a fentiekre képes. Itt rendszerezheted meglévő és potenciális partnereid adatait, az összes termékedet és szolgáltatásodat, így ezzel is átláthatóbbá téve azokat. Ezen felül nem csak az ajánlatokat tudod itt legenerálni, de más fontos dokumentumokat is hozzá adhatsz az ajánlatodhoz. Mindegyik ajánlat a vállalkozásod arculatát fogja tükrözni, amihez semmi más nem kell tenned, csak a céges logót feltölteni, majd a program mindent elintéz helyetted.
Ha kipróbálnád pontosan, hogyan is működik ez, és megnéznéd, hogy nézne ki egy modern árajánlat, akkor kattints ide, mert most ingyen megteheted!
